Virtual Career Fair : paramétrer des salles de discussion

Sommaire :

Qu'est-ce qu'une salle de discussion ?

Comment configurer votre salle de discussion ?
1. En utilisant l'outil de votre choix
2. En utilisant de l'outil Zoom intégré

Les salles de discussion du point de vue des participants

FAQ

Qu'est-ce qu'une salle de discussion ?

Les salles de discussion consistent en une ou plusieurs sessions d'appel de groupe sur votre stand virtuel, où vous pouvez rencontrer et échanger avec un groupe de participants. Elles permettent une communication bilatérale précieuse dans un cadre plus confortable.

Il existe de nombreuses façons d'utiliser les salles de discussion. Elles peuvent servir à organiser des séances de questions-réponses, des présentations de votre entreprise, des ateliers, etc.

Attention : en fonction de l'événement auquel vous participez, il se peut que cette fonctionnalité ne soit pas disponible.            

Comment configurer votre salle de discussion

Vous pouvez configurer votre salle de discussion dans l'onglet "Salles de discussions" de la plateforme de l'événement.

Tout d'abord, vous devez choisir la manière dont vous souhaitez configurer votre salle de réunion :

Option 1 : En utilisant votre propre outil de visioconférence : 
Vous pouvez héberger votre salle de discussion en configurant la réunion avec l'outil de visioconférence de votre choix : Zoom, Microsoft Teams ou Google Meets.

Option 2 : En utilisant l'outil Zoom intégré :
Vous organiserez la salle de discussion en utilisant l'outil de visioconférence prédéterminé sur la plateforme - Zoom. La réunion sera créée et intégrée automatiquement sur la plateforme.

Attention : vous ne pouvez avoir qu'une seule salle de discussion sur votre stand, ce qui équivaut à un appel vidéo. La salle de discussion est disponible pendant toute la journée de l'événement. Vous pouvez créer plusieurs sessions à des heures différentes dans la même salle, à condition qu'elles ne se chevauchent pas.
Vous pouvez la comparer à une salle de réunion physique à laquelle vous avez accès pendant les heures de l'événement. Vous pouvez utiliser cette salle pour organiser une longue réunion ou plusieurs réunions/sessions courtes.

1. En utilisant l'outil de votre choix

Utilisez votre propre outil, si vous souhaitez utiliser un outil de conférence que vous utilisez dans votre travail quotidien (par exemple Teams, Zoom, Google meets). De cette manière, vous pouvez décider librement des paramètres que vous sélectionnez pour la réunion et de la manière dont vous souhaitez gérer la salle de discussion.

1. Créez le meeting sur l'outil de votre choix (Microsoft Teams, Zoom, Google meets, etc.). Dans le cadre de cette réunion, vous pouvez ensuite organiser une séance en petits groupes ou plusieurs séances l'une après l'autre tout au long de la journée de l'événement.
   
   
2. Copiez le lien de votre réunion et insérez le lien où les participants peuvent se connecter et le lien où l'hôte peut démarrer le meeting. Selon l'outil que vous utilisez, il peut s'agir du même lien.
   
   
3. Insérez le nom, la description et l'heure de votre session. Les participants peuvent voir la session sur votre stand et l'ajouter à leur agenda.
   
   
4. Ajoutez plusieurs sessions dans votre salle de discussion si vous souhaitez, par exemple, couvrir différents sujets ou cibler différents publics à différents moments. C'est un moyen de créer un programme dans votre salle de discussion. N'oubliez pas qu'il s'agira toujours du même appel vidéo fonctionnant en arrière-plan.
   
   
5. À l'heure prévue le jour de l'événement, démarrez la salle de discussion en utilisant le bouton "Héberger l'appel via APP". Si d'autres membres de l'équipe doivent participer à la réunion, ils peuvent se joindre à l'appel en cliquant sur le bouton "Rejoindre la réunion".
   
   

2. En utilisant l'outil Zoom intégré 

Vous pouvez également utiliser l'outil Zoom directement intégré à la plateforme. Dans ce cas, vous devez, en tant qu'hôte, avoir téléchargé l'application Zoom. Les liens pour rejoindre la salle de discussion seront uniquement disponibles via la plateforme de l'événement.

1. Insérez le nom, la description et l'heure de votre session. Les participants peuvent voir la session sur votre stand et l'ajouter à leur agenda.
   
   
2. Ajoutez plusieurs sessions dans votre salle de discussion si vous souhaitez, par exemple, couvrir différents sujets ou cibler différents publics à différents moments. C'est un moyen de créer un programme dans votre salle de discussion. N'oubliez pas qu'il s'agira toujours du même appel vidéo fonctionnant en arrière-plan.
   
   
3. À l'heure prévue le jour de l'événement, démarrez la salle de discussion à l'aide du bouton "Héberger l'appel via APP". Si d'autres membres de l'équipe doivent participer à la réunion, ils peuvent se joindre à l'appel en cliquant sur le bouton "Rejoindre la réunion".

Important : si vous utilisez l'outil Zoom directement intégré à la plateforme, vous devez avoir créé et sauvegardé la salle de réunion bien à l'avance, car il faut environ 15 minutes à notre système pour générer la réunion Zoom. 

Les salles de discussion du point de vue des participants

• Les participants accèdent à votre salle de discussion depuis votre stand virtuel
• En survolant le nom des sessions, ils verront la description que vous avez ajoutée.
• Ils peuvent rejoindre les sessions en cliquant sur chaque nom, et y entrer ou en sortir à tout moment.
• Si l'un des participants rejoint une session avant qu'elle ne soit programmée, il sera invité à attendre, ou s'il y a une session avant celle-ci, il la rejoindra.

FAQ

• Quand les boutons "Rejoindre" et "Héberger" seront-ils actifs ?

Les boutons "Rejoindre" et "Héberger" seront actifs le jour de l'événement. N'oubliez pas d'utiliser le bouton "Hénerger" pour commencer votre session.

• Puis-je avoir des salles de discussion parallèles ?

Non. Étant donné que vous ne pouvez attacher qu'une seule salle de discussion à votre stand, vous ne pouvez pas organiser de salles parallèles. En revanche, vous pouvez organiser autant de sessions que vous le souhaitez, l'une après l'autre, dans les limites de la durée de l'événement.

• Tous les membres de l'équipe peuvent-ils organiser des sessions  ?

Oui, tous les membres de l'équipe peuvent organiser des salles de discussion. Ils doivent simplement s'assurer qu'ils ont téléchargé l'application Zoom, s'ils utilisent notre outil Zoom intégré, et qu'ils ont un accès au stand virtuel de votre entreprise. 

• Les participants doivent-ils s'inscrire à la salle de réunion ?

Non, ils peuvent rejoindre l'appel comme ils le souhaitent.

• Puis-je supprimer une session de salle de discussion ?

Oui, si vous souhaitez supprimer une session en salle de discussion que vous avez ajoutée, vous pouvez cliquer sur l'icône "poubelle" à côté de la session que vous souhaitez supprimer. Veillez à appuyer sur "Enregistrer" après avoir supprimé la session.

• Combien de participants peuvent assister à une session de salle de discussion ?

Cela dépend de la manière dont vous avez paramétré votre salle de discussion. Si vous utilisez votre propre outil, cela dépendra des paramètres du compte de l'outil que vous utilisez. Si vous utilisez notre compte Zoom, la capacité maximale de participants pouvant assister simultanément à une salle de réunion est de 100.